A lean szemlélet és a lean menedzsment működése

A lean menedzsment egy hatékony vállalatirányítási és -fejlesztési módszer, amely a pazarlás minimalizálására és a folyamatos javításra összpontosít. A módszer célja a folyamatos fejlődés és a versenyképesség növelése. A lean szemlélet alapvetően az értékteremtő folyamatok optimalizálására törekszik, miközben a felesleges tevékenységeket és kiadásokat minimalizálja. Ennek eredményeként a vállalat hatékonyabbá és versenyképesebbé válik a piaci környezetben.

1. Mi a lean jelentése?

A menedzsment területén a „lean„ egy olyan megközelítésmódot jelent, ami a következő célokkal rendelkezik:

Értékfókusz: a lean menedzsment lényege, hogy minden tevékenység középpontjába az ügyfél szempontjából meglévő értéket helyezi. Csak olyan üzleti gyakorlatok alkalmazhatók, amelyek közvetlenül hozzájárulnak az ügyfél számára nyújtott megoldáshoz.

Pazarlás megszüntetése: a lean folyamatos küzdelmet jelent minden olyan tevékenység, erőforrás vagy folyamat ellen, amely közvetlenül nem ad értéket az ügyfélnek. A lean megközelítés a vállalat működésének minden területén felkutatja az időrabló, hatékonyságot romboló tényezőket, és igyekszik azokat megszüntetni.

2. Mi a lean szemlélet lényege?

A lean szemlélet lényege az ügyfél számára nyújtott érték maximalizálása a pazarlások könyörtelen csökkentésével. Filozófiájának alappillérei a következők:

• Értékközpontúság: a lean középpontjában az áll, amit a vevő valóban értékesnek tart. Minden tevékenységnek, folyamatnak erre kell épülnie; a felesleges, nem értéknövelő munkafolyamatokat pedig minimalizálni kell.
• Pazarlásmentesség: a lean menedzsment folyamatos harcot jelent mindazon tényezők ellen, amelyek pazarlást okoznak (idő, erőforrások, anyagok, felesleges lépések). A pazarlásnak többféle formáját azonosítja a lean – például a túltermelés, várakozás, felesleges mozdulatok, felesleges szállítás, selejtes termékek, stb.
• Folyamatos fejlődés: a lean nem „egyszer bevezetjük és kész” jellegű megközelítés. Folyamatos önelemzésre ösztönöz, hogy az ügyfélnek nyújtott értéket egyre hatékonyabban tudjuk előállítani. A „Kaizen„ japánul kisebb, folyamatos fejlesztéseket jelent, és a lean szemlélet fontos része.

3. A lean szemlélet története

A lean menedzsment eredete a Toyota Production System (TPS)-re vezethető vissza, melyet elsősorban Ohno Taiichi, a Toyota egyik mérnöke fejlesztetett ki az 1950-es években. Azonban több korábbi hatás is inspirálta a TPS kialakulását:

• Henry Ford és a tömegtermelés: Ford forradalmi gyártási rendszere, mely a futószalagra és a szabványosított alkatrészekre alapult, utat nyitott a tömegtermelés felé a 20. század elején. A TPS ebből merítve bizonyos elemeket, a hatékonyságot kívánta tovább fokozni.
• A második világháború utáni Japán szűkös erőforrásai: a háború súlyos pusztítást hagyott maga után. Japán szűkös erőforrásokkal, korlátozott termelőkapacitással nézett szembe, így a hatékony működés élet-halál kérdése lett. A Toyota nem engedhette meg magának a tömegtermelés pazarló hozzáállását, új megoldásokra volt szükség.
• Szupermarketek működési elve: a TPS-t befolyásolta a szupermarketekben megfigyelhető rendszer, ahol a polcokat csak akkor töltik fel, ha egy termék kifogyott. Ez az „igényvezérelt” modell vált a lean húzó-rendszerének (pull system) alapjává.

A Toyotánál többek között az alábbi újító megközelítéseket vezették be:

• Pazarlásmentesség: fókusz a gyártási folyamatokban rejlő mindenféle pazarlás csökkentésén (idő, erőforrások, anyagok).
• Just-in-Time (JIT) gyártás: szoros készletmenedzsment, amely szerint csak a közvetlen felhasználáshoz szükséges mennyiségű anyagokat tárolják, minimalizálva a raktárköltségeket.
• Jidoka: a „beépített minőség” elve. A gépeket automatikusan megállító mechanizmusokkal akadályozták meg, hogy egy hiba továbbgyűrűzzön a gyártási láncban, így a hibás termékek előállítása minimalizálódott.
• Kaizen: a folyamatos fejlesztés filozófiája, mely szerint a változtatásokat a dolgozóktól felfelé kell bevezetni (nem pedig a menedzsment utasítása alapján). Így a gyártás fejlesztését kisebb lépésekben valósítják meg, a munkavállalók aktív bevonásával. A gyártási műveletek szabványosítására törekszik.

A lean szemlélet napjainkra túllépett az autógyártás keretein. Alkalmazzák a szolgáltatási szektorban, az egészségügyben, az informatikában és sok más iparágban világszerte.

4. A lean menedzsment alapelvei

A lean menedzsmentnek öt alapelve van. Ezeket együttesen alkalmazva valósítható meg a pazarlásmentes, ügyfélközpontú működés.

1. Érték meghatározása: az első lépés, hogy a lean szemléletmód szerint pontosan meghatározzuk, mi az, ami valóban értéket képvisel az ügyfél számára. Miért hajlandó fizetni, és mi az, ami egy termékben vagy szolgáltatásban számára felesleges.

2. Az értékáramlás feltérképezése: a második lépés az összes olyan folyamat és tevékenység azonosítása, amely az ügyfél számára értékes termék vagy szolgáltatás létrehozásához vezet. Ez egy részletes folyamatábra elkészítését, minden egyes lépés feltérképezését jelenti a kezdetektől a végtermékig.

3. Folyamatos áramlás (flow) létrehozása: a lean célja, hogy zökkenőmentesen, akadályok és szükségtelen várakozás nélkül haladjon az értékáramlás. Ehhez szükség lehet folyamatok átszervezésére, a párhuzamosítható feladatok összhangba hozására, vagy szűk keresztmetszetek azonosítására és orvoslására.

4. Húzóelv kialakítása: a hagyományos menedzsment „toló” szemlélettel működik, mely szerint előre gyártanak termékeket, feltételezve a jövőbeli igényeket. A lean gondolkodásmód megfordítja ezt a logikát: csak azt és csak akkor gyártjuk, amikor az ügyféltől valóban megrendelés érkezik. Ez csökkenti a készleteket és a feleslegesen előállított termékekből fakadó pazarlást.

5. Folyamatos tökéletesítés: a lean menedzsment soha nem ér véget. A csapat folyamatosan keresi a lehetőségeket, hogy a folyamatokat hatékonyabbá tegye, gyorsítsa, kevesebb erőforrásból oldja meg, vagy újabb értéket teremtsen az ügyfeleknek. Ez a kaizen gondolkodásmódja, ami a folyamatos, kis lépésekben megvalósított fejlesztést jelenti.

5. A lean menedzsment eszközei

5.1. Folyamatoptimalizálás eszközei

Értékáram térkép (value stream mapping): a hagyományos folyamatábrán túlmutat ez az eszköz, hiszen nemcsak a lépéseket, hanem az egyes lépések időbeli hosszát, információáramlását is feltünteti. Ezáltal még könnyebben azonosíthatóak a szűk keresztmetszetek és a feleslegesen hosszú várakozási szakaszok.

5S módszer: bár alapvető dolognak tűnik, mélyebb jelentése van a szervezettségnek és a rendnek. Egy tiszta, jól strukturált munkaterület hozzájárul a hibák elkerüléséhez, az eszközökhöz való gyors hozzáféréshez, ezáltal a teljesítményszint növeléséhez. Az 5S módszer lényege:

• Sort = Szortírozás, vagyis amire nincs szükség, azt tüntessük el.
• Set in order = Sorrendbe rakás, vagyis mindennek megvan a maga helye.
• Shine = Takarítás, vagyis a munkahely és az eszközállomány tisztítása.
• Standardize = Standardizálás, vagyis szabályok alkotása és betartása.
• Sustain = Fenntartás, vagyis az alkalmazottak oktatás és a lean folyamatok fenntartása.

Kanban: a rugalmasságáról ismert rendszer. Nemcsak a gyártósoron, hanem különféle szolgáltatásoknál, fejlesztési folyamatokban is hasznos, ahol az ügyfél igényei gyorsan változhatnak, de mindig pontos visszajelzésre van szükség arról, hogy hol áll a munka. A Kanban vizualizációja egy jól látható táblán történik, amiről a csapat könnyen leolvashatja az aktuális helyzetet. Ezen alapszik a Trello projektmenedzsment szoftver is.

5.2. Pazarláscsökkentés eszközei

Azonosítsd a „7 veszteséget” (TIMWOOD): a 7 pazarlást/veszteséget a TIMWOOD rövidítéssel illetik az angol megnevezéseik alapján.

1. Transport (anyagmozgatásból/szállításból eredő veszteség);
2. Inventory (készletben rejlő veszteség);
3. Movement (mozdulatokban rejlő veszteség);
4. Waiting (várakozásból fakadó veszteség);
5. Overproduction (túltermelésből adódó veszteség);
6. Overprocessing (felesleges tevékenységek végzése miatti veszteség);
7. Defects (javításból eredő veszteség).

Gyökérok-elemzés: nem elég elhárítani a problémát, érteni kell, miért jelentkezett egyáltalán. Különböző technikák segítik a gyökérok feltárását, mint például az Ishikawa (halszálka) diagram vagy az 5W elemzés. Az 5W vagy 5 Why „Miért?” kérdéseket tesz fel arra vonatkozóan, hogy mi okozza az adott problémát. Addig tesszük fel a kérdéseket, amíg meg nem találjuk a megoldást.

Poka Yoke (hibák megelőzése): proaktív megközelítés, mely magát a folyamatot úgy alakítja át, hogy minimálisra csökkenti az emberi hiba lehetőségét. A legegyszerűbb példa a konnektorok formája – a hibás bedugást fizikailag lehetetlenné teszi.

5.3. Folyamatos fejlesztés eszközei

Kaizen: rövid, fókuszált események vagy akár villámötletelések, ahol konkrét problémákra keresnek megoldást. Lényege, hogy a dolgozók bevonásával, nem felülről vezérelve születnek az újítások a szervezeten belül.

PDCA-ciklus (tervezés-végrehajtás-ellenőrzés-beavatkozás): tudományos igényességű eszköz, ahol az ellenőrzési lépés magában foglalja a mérést és a kiértékelést – csak így lesz tényeken alapuló a továbbhaladás és a termelési folyamat fejlesztése.

Statisztikai folyamatirányítás (SPC): adatokon alapuló módszer, mely grafikonok segítségével teszi nyomon követhetővé egy folyamat működését. Jelzi, ha a rendszer működésében olyan eltérés történik, ami beavatkozást igényelhet.

6. A lean szemlélet alkalmazása

1. Vezetői elköteleződés: a lean sikerének kulcsa a felső vezetés elköteleződése. Fontos, hogy a vezetők megértsék a lean filozófiáját, és támogassák annak bevezetését a szervezetben, biztosítsák a szükséges erőforrásokat és időt a lean kezdeményezésekhez, valamint legyenek nyitottak a változásokra és a folyamatos tanulásra.

2. Jelenlegi helyzet feltérképezése: elemezzük a jelenlegi folyamatokat, azonosítsuk a pazarlást és a szűk keresztmetszeteket. Használhatunk lean térképezési eszközöket, mint például az értékáram-térkép (value stream map) vagy 5S. Fontos, hogy minden munkavállaló bevonásra kerüljön a folyamatok feltérképezésében, hiszen ők rendelkeznek a legmélyebb betekintéssel a mindennapi munkába.

3. Célok meghatározása: határozzunk meg konkrét célokat a lean bevezetésével kapcsolatban. Ezek a célok összhangban kell legyenek a cég általános stratégiájával. Lehet például a termelékenység növelése, a hulladék csökkentése, a minőség javítása, vagy a szállítási idők rövidítése.

4. Csapatalakítás: hozzunk létre lean csapatokat, amelyeknek tagjai különböző területeket képviselnek (pl. gyártás, logisztika, minőségellenőrzés). Ezeknek a csapatoknak a feladata lesz a lean elvek alkalmazása a kijelölt területeken. Fontos, hogy a csapattagok megfelelő képzést kapjanak a lean eszközök és technikák használatában.

5. A lean elvek bevezetése: a kiválasztott területeken elkezdjük alkalmazni a lean elveket és eszközöket. Ez magában foglalhatja a felesleges folyamatok kiiktatását, a munkaállomások átszervezését, a Kanban-rendszer bevezetését, vagy a Kaizen-események szervezését.

6. Folyamatos fejlesztés: a lean egy folyamatos tanulási és fejlesztési folyamat. Rendszeresen értékeljük a lean kezdeményezések eredményeit, és szükség szerint változtassunk a stratégián. Be kell vonni a munkavállalókat a lean szemlélet fenntartásába, és ösztönözni kell őket a folyamatos javításra (Kaizen).

7. Összefoglaló

A lean szemlélet fontos szerepet tölt be napjainkban a vállalati világban. Ennek oka, hogy a lean megközelítés lehetővé teszi a vállalatoknak, hogy hatékonyabban működjenek és versenyképesebbek legyenek a változó piaci környezetben.

Az alapvető előnyei közé tartozik a pazarlás minimalizálása, az értékes erőforrások és a rendelkezésre álló idő kihasználásának maximalizálása, valamint a folyamatos fejlődés és innováció ösztönzése.

A lean menedzsment segítségével a vállalatok rugalmasabbá válhatnak, képesek lesznek alkalmazkodni az ügyfelek igényeihez és gyorsabban reagálnak a piaci változásokra. Ezáltal növelhetik versenyképességüket és hosszú távú fenntarthatóságukat.

Hibát találtál? Írj nekünk az alábbi e-mail címre: szerk@kiszervezettmarketing.hu

8. Gyakran ismételt kérdések és válaszok