5 ok, amiért ne használj ingyenes Gmailt céges e-mail címként

Szerintem ki lehet mondani, hogy mindenki használt már e-mailt valamilyen formában az élete során, legyen szó egy hivatalos intézménnyel való kommunikációról, munkahelyi e-mailekről, vagy vállalkozóként az ügyfelekkel való kapcsolattartásról. Erre szolgál a céges e-mail cím, amelyet elkülöníthetsz a személyes kommunikációdtól. Felmerül a kérdés azonban: szabad-e Gmail-fiókot használni vállalati e-mailként?

Miért fontos a céges e-mail cím?

A jól megválasztott céges e-mail cím fontosságát mi sem bizonyítja jobban, mint az, hogy 2021-ben több mint 4 milliárd ember használt e-mailt az egész világon, és tavaly csak egyetlen nap alatt 319,6 milliárd darabot küldtek az emberek egymásnak a Statista becslései szerint.

A vállalkozások életében is nagy erőkkel jelen van ez a kommunikációs forma. Ezen keresztül tartjuk a kapcsolatot a partnereinkkel, a beszállítóinkkal, a munkatársainkkal és az ügyfeleinkkel. Rengeteg információ folyik át egy vállalkozás céges e-mail rendszerén nap, mint nap, és így elég fontos eszközzé válik a siker felé vezető úton.

Teljesen véletlenül pont ezen cikk írása előtti napokban tették fel az egyik üzleti csoportban a kérdést: mikortól ciki egy cégnek gmail.com-ra végződő üzleti e-mail címet használni? 

Hatalmas kommentcunami zúdult a bejegyzésre és megfigyelve a válaszokat azt mondhatom, hogy eléggé polarizált a vállalkozók véleménye: van, aki úgy gondolja, hogy a kezdetektől fogva ciki és nem sokba telik létrehozni egy domain névre végződő hivatalos e-mail címet, amit aztán egy dedikált rendszeren, pl. Google Workspace-en keresztül használunk.

Van, aki pedig azt mondta, hogy neki az ilyen fajta céges e-mail címmel csak a macera volt, amúgy is megszokta a Gmail felhasználói felületét, meg ugye ingyen is van, így nem ciki.

Google Workspace szakértőként ebben a cikkben igyekszek pontot tenni ennek a vitának a végére, és mutatni Neked 5 okot arra, hogy miért ne használj a vállalkozásod ügyeinek intézése során ingyenes e-mail címet. Majd pedig azt is megmutatom, hogy lépésről lépésre hogyan tudsz kreálni magadnak egy rendes céges e-mail címet.

1. Bizalomépítés és profizmus sugárzása

A tudatos vállalkozó azt szeretné, hogy a (potenciális) vásárlói minél profibbnak lássák az ő cégét és minél hamarabb megbízzanak benne. Ehhez szükséges a profi kommunikáció is, aminek a céges e-mail cím az egyik lételeme (mint az a bevezetőben lévő statisztikákból is látszik). 

Egy 2016-os GoDaddy felmérés szerint a megkérdezettek 75%-a jobban bízik egy vállalkozásban, ha egyedileg készített domaines címmel kommunikál velük. Az emberek 33%-a pedig nemcsak jobban bízik az üzleti e-maillel rendelkező cégekben, de kételkedik is az olyanok megbízhatóságában, akik nem ilyet használnak. 

Az ok emögött pedig az, hogy egy ingyenes e-mail címet (amihez tényleg semmilyen költség nem tartozik) bárki tud csinálni. Akárki regisztrálhat és kreálhat egy e-mail címet, és utána szabadon küldhet leveleket. Ebből következik az is, hogy a Te céged nevét is bárki beregisztrálhatja a @ jel elé valamilyen formában, mindezt tőled teljesen függetlenül.

Biztos veled is megesett már, hogy kaptál üzenetet egy cégtől, ránéztél és egy hasonló feladó köszönt vissza: gipsz.jakab.bt.1987@gmail.com.

Lehet, hogy ettől függetlenül maga az üzenet még teljesen profi, jó az ajánlat, szép a design stb., de valahogy mégsem kerek az összkép. Csak felüti a fejét a kisördög, hogy biztos attól a Gipsz Jakab Bt.-től kaptam én az e-mailt?

Ezzel szemben, ha profi domaines e-mail címet használsz a cégedben, akkor tisztán kommunikálhatod az ügyfeleid/vásárlóid felé, hogy minden tőled kimenő kommunikáció a hivatalos e-mail címeden keresztül történik, és ne dőljenek be másnak.

Ezáltal le vagy védve az ingyenes copycatek ellen (hiszen a saját domain neveddel csak Te rendelkezel) és sokkal egyszerűbben és profibban tudsz így kommunikálni.

Elmondhatjuk tehát, hogy igenis van egy bizalomkeltő és profizmust sugárzó hatása annak, ha valaki rendes céges e-mail címet használ. És apró részletnek tűnhet, de ilyenkor élhetünk azzal a kicsit közhelyes mondással, hogy az ördög a részletekben lakozik… 

2. Ingyenes és “no-brainer” márkaépítési lehetőség

Ez egy kicsit kapcsolódik az előzőhöz, ugyanis ha tudatosan marketingezed a vállalkozásodat és márkát akarsz építeni, akkor igyekszel mindenhol megmutatni konzisztensen és következetesen a cégedet, ahol csak lehet.

A márkaépítésnek rengeteg formája van, azonban sokszor elfelejtkezünk az e-mail címről. Pedig ha az ügyfeleiddel napi kapcsolatban állsz és kommunikálsz, akkor elég sokszor fognak találkozni vele.

Szintén kutatás állapította meg, hogy az emberek 64%-a az alapján szűri meg, hogy melyik üzenettel foglalkozzon egyáltalán, hogy ki a feladó. A feladó beazonosításának pedig egy nagyon fontos eleme az e-mail cím.

És ha belegondolunk, ez teljesen reális is, hiszen az emberek rengeteg e-mailt kapnak egy nap és azt valahogy meg kell szűrni. Ha nem látszik szinte azonnal, hogy Tőled jött az e-mail, akkor már hátrányból indulsz a figyelemért.

Ráadásul ezt vehetjük akár ingyenes márkaépítésnek is. Persze a domain és a tárhely pénzbe kerül, ez igaz, azonban a legtöbb cégnek már van weboldala, amihez szintén szükség van ezekre. A legtöbb tárhelyszolgáltató pedig ingyenesen biztosítja az e-mail cím létrehozását ezeken a tárhelyeken, így tényleg egy “no-brainer” lehetőség hullik a vállalkozások ölébe.

3. Csak Te kontrollálod, hogy célba érsz-e

Vállalkozóként az a célod, hogy a lehető legtöbb dolgot Te irányítsd, így valóban csak tőled függ majd a siker és nem más külső tényezőktől. Azonban amikor gmail.com-os e-mail címet használsz, akkor ezt a kontrolt teljes mértékben áthelyezed a Google kezébe, és ezentúl csak rajta múlik, hogy célba ér-e az e-mailed vagy pedig bekerül a spam mappába.

A spambe kerülés pedig egy gyakori probléma a vállalkozásoknál, és ha belegondolunk, akkor kihatással lehet akár a bevételre is. Láttam már olyat, hogy a weboldalon található űrlapból érkező e-mailek kerültek spambe, árajánlat kéréseket, vagy komplett árajánlatokat kellett kiszedni a nem kívánatos mappából.

Egy 2020-as ReturnPath kutatás ki is derítette, hogy az egy nap elküldött e-mailek közül átlagosan 17% nem ér célba (spam probléma vagy pedig egyszerűen elveszik).

Természetesen egy domaines e-mail cím sem 100%-os garancia, ezt ki kell mondanunk. Viszont itt legalább megvan az a lehetőséged, hogy megfelelően beállítsd az alap autentikációs rekordokat, amikkel jelentősen csökkenthető a spambe kerülés aránya, ez pedig a DKIM, az SPF és a DMARC rekord. 

A probléma az, hogy sokan ezeket egyszerűen elfelejtik vagy nem jól állítják be, és így valóban nem védi semmi a céges e-mail címet attól, hogy rossz helyre kerüljön. Ez pedig ahhoz vezet, hogy sokan végül visszatérnek inkább a Gmailhez és nem is foglalkoznak többet vele. 

4. Jobb adatvédelem és GDPR kompatibilitás

A GDPR óta Neked, mint vállalkozónak kötelességed megvédeni és megfelelően, biztonságosan tárolni a hozzád beérkező személyes adatokat. Ide tartoznak az e-mailek is és az abban található nevek, címek, bankkártya adatok, vagyis szinte minden adat, amit az ügyfeleid megosztanak veled.

Azonban az ingyenes e-mail címek esetén érvényesül az, amit Tim Cook, az Apple CEO-ja mondott: 

“Amikor egy online szolgáltatás ingyenes, akkor te ott nem a vásárló vagy. Te vagy maga a termék.” 

És ez valóban így van: az adataiddal fizetsz a szolgáltatásért és ebbe beletartozik mindazon adat, amit a gmail.com-os e-mail címeden tárolsz, tehát az ügyfeleid személyes adatai is. Innentől kezdve pedig a Google bármikor belenézhet és felhasználhatja ezeket az adatokat reklámozásra, így el is vesztetted a GDPR kompatibilis státuszodat.

Tehát amikor ingyenes Gmail-es fiókot használsz a céges e-mailek kezelésére, akkor nem csak a saját adataidat bocsátod áruba, hanem az ügyfeleidét is.

Ezzel szemben, ha saját domain néven alapuló e-mail címed van, akkor minden ilyen típusú adat a saját tárhelyeden, a saját szervereden marad és – hacsak ki nem adod másnak a hozzáférést – csak Te rendelkezel felette, amivel a GDPR kompatibilis státusz is védve marad, neked pedig nem kell tartanod egy esetleges ellenőrzés következményeitől.

5. Hírlevelezni csak céges e-mail címmel érdemes

Ha tudatosan marketingezel, akkor biztosan használsz vagy használni szeretnél hírlevelet. Erre a célra persze rengeteg szoftver és megoldás található már a piacon, de mindegyikhez szükséged lesz egy céges e-mail címre, hiszen valahonnan ki kell mennie azoknak az üzeneteknek.

Ha erre is Gmailt szeretnél használni, akkor már az elején súlyosan lekorlátozod a lehetőségeidet. Mivel a Google nem feltétlenül erre a célra készítette, így erősen korlátozta a maximális napi e-mail forgalmat. Ez azt jelenti, hogy egy ingyenes fiókból maximum 500 főnek küldhetsz egyszerre e-mailt és maximum 500 e-mailt küldhetsz egy nap alatt.

Ha jól csinálja valaki az e-mail marketinget, akkor ezt a határt igen gyorsan átlépi. Így ha egy vaskos e-mail listát akarsz felépíteni és azt rendesen ki akarod aknázni, akkor ígyis-úgyis szükséged lesz egy megfelelően beállított domaines üzleti e-mail címre. Innentől kezdve pedig ha az e-mail marketingre ezt használod, akkor már csak egy lépés implementálni azt a napi kommunikációba is.

Hogyan kreálj magadnak profi céges e-mail címet?

Először is szükséged lesz egy domainre és a hozzákapcsolt tárhelyre. Ha ez megvan, akkor jelentkezz be a tárhelyhez tartozó cPanel fiókba és kövesd az alábbi lépéseket.

1. Keresd meg az e-mail fiókok szekciót (a képen láthatod) és kattints rá.

2. A megnyíló felületen kattints a „+Létrehozás” gombra.

3. Válaszd ki a domaint, amit használni akarsz (ha csak egy domained van, akkor ez automatikus).

4. Írd be a felhasználónevet (@ jel előtti rész).

5. Add meg a neked tetsző jelszót.

6. Állítsd be, hogy mennyi tárhelyet foglaljon el maximum az e-mail cím.

7. Kattints a „Létrehozás” gombra.

És kész is van a profi, domain névvel ellátott céges e-mail címed. Ne felejtsd el lecsekkolni a fentebb írt DKIM, SPF, és DMARC beállításokat, hogy megvédd a spambe kerüléstől. Ezután pedig négyféle módon használhatod ezt a címet:

• cPanelen belül;
• Egy külső e-mail kliensen keresztül (Outlook, Thunderbird stb.);
• Ha nagyon szeretnéd, akkor összekötheted Gmaillel, bár akkor a fentebb említett adatvédelmi szempont sérülni fog;
• Összekötöd egy kifejezetten cégeknek készült e-mail rendszerrel, mint pl. a Google Workspace.

Összefoglalás

Ebben a cikkben megmutattam Neked 5 okot arra, hogy vállalkozóként miért nem érdemes Gmailes e-mail címet használnod. Ezután pedig lépésről lépésre végigmentünk azon, hogy helyette hogyan készíts egy domain névnek megfelelő céges e-mail címet. 

Ha kérdésed van, akkor keress bizalommal a Google Workspace használatával kapcsolatban.

Gyakran ismételt kérdések és válaszok

A cikk szerzője: Erdélyi Ádám

Weboldal: www.digitalismindenes.hu