Céges laptop kezelése a Google Workspace rendszerével

Nemrég az egyik ügyfelemnek az volt a kérése, hogy találjunk megoldást arra, hogyan tudja jobban központosítani a cége által kiadott tableteket, amiket a munkatársai a különböző üzletekben használnak. A konkrét kérés az volt, hogy lássuk az összes eszköz alapvető adatait, központilag lehessen kezelni a céges adatokhoz való hozzáférést, és ha valami történik velük, például ellopják az eszközt, akkor lehessen törölni róluk minden céges adatot. Mivel nemrég vezettük be neki a Google Workspace rendszerét, így adott volt a lehetőség, hogy a szoftvercsomag által biztosított Eszközkezelés funkciót használjuk erre a célra, ami tökéletesen működött is. Így ebben a cikkben azt fogom neked nagyon röviden bemutatni, miért lehet hasznos a Te vállalkozásodnak is az Eszközkezelés funkció.

Mit is takar pontosan a Google Workspace Eszközkezelés funkciója?

Ahogy a bevezetőben is írtam, az Eszközkezelés (vagy másnéven Végpontkezelés) funkcióval központilag tudod menedzselni a céged által kiadott laptopokat, tableteket vagy telefonokat. Ez azt jelenti, hogy egy központi felületen látod az általad kiadott eszközök adatait, státuszait, és ha szükség van rá, akkor erről a központi helyről tudsz belenyúlni az eszközök működésébe úgy, hogy nem szükséges, hogy maga az eszköz fizikailag ott legyen nálad. 

De mit jelent az, hogy belenyúlni? Csak hogy egy pár példát említsek:

• egy céges laptopnál meg tudod határozni, hogy a böngészőben milyen bővítményeket lehet vagy nem lehet telepíteni,
• láthatod a felhasználók böngészési előzményeit,
• meghatározhatod, hogy az adott eszköz milyen céges adatokhoz férhet hozzá,
• távolról törölheted az eszközről az összes céges adatot.

Ez egy rettentően hasznos funkció, hiszen ha már egy vállalkozás olyan szintre építette fel magát, hogy céges eszközöket ad ki a munkavállalóinak, akkor az Eszközkezelés segítségével pontosan képben lehet az eszközpark állapotával.

Ha bármelyik eszközzel valami történik, például ellopják vagy elhagyják azt valahol, akkor képes letörölni távolról a teljes eszközt, és így biztonságban marad a céges adat- és információállomány. Egyszerűen megfogalmazva a kezében van az irányítás, ugyanúgy mint egy rendes céges email rendszer esetében.

Hogyan kezdjünk hozzá a Google Workspace Eszközkezelés funkció beállításához?

Ebben az esetben is egy jól beállított céges email rendszerrel kell kezdenünk, hiszen az itt megadott munkavállalói email címekhez fogjuk majd társítani a céges eszközöket. Ez lesz a kapocs, ami összetartja majd a hardvert a szoftverrel.

Ha ez kész van, akkor pedig ki kell választani az Eszközkezelés szintjét. Ugyanis kettő szint van és ez attól függ, hogy milyen Google Workspace licenszet használsz a vállalkozásodban.

Ha Business Starter vagy Business Standard licenszed van, akkor csak a Basic vagyis Alapszintű végpontkezelés érhető el neked. Viszont ha Business Plus licenszet használsz, akkor élvezheted az Advanced, vagyis haladó szintű végpontkezelés kibővített kínálatát.

Az alapszintű végpontkezelés

A Google Workspace Admin felületén az Eszközök menüpontban fogjuk találni a keresett funkciót. Ha itt lenyitjuk a lehetőségeket, akkor eljutunk az Univerzális beállítások menüponthoz, ahol az Általános szekció alatt tudjuk majd bekapcsolni az Alapszintű végpontkezelést.

Itt azt javaslom, hogy Androidra és iOS-re ugyanazt a beállítást alkalmazzuk: ezt az Alap (nincs ügynök) opció bekapcsolásával érjük el.

Az Alapszintű végpontkezelés nem kínál olyan széles beállításportfóliót, mint a Haladó. Viszont ha csak arra van szükségünk, hogy lássuk az általunk kiadott és a munkatársaink által használt eszközökről az alapvető adatokat, akkor ez a szint bőven elég lesz.

Ha a beállításokat véglegesítettük, akkor ahogy a munkatársak elkezdik használni a céges eszközöket, már egyből látni is fogjuk az adatokat az Eszközök → Mobileszközök és végpontok → Eszközök menüpont alatt. Ha itt rákattintunk egy adott telefonra/tabletre, akkor elénk tárulnak olyan alapvető adatok, mint:

• eszközazonosító,
• operációs rendszer,
• első és utolsó szinkronizálás stb.

Ezzel együtt pedig a következő lehetőségeink vannak arra, hogy belenyúljunk az eszközbe:

• Eszköz letiltása: ha letiltunk egy eszközt akkor bizonyos megkötések mellett a rendszer leállítja az adatok szinkronizálását és kijelentkezteti a felhasználót az adott eszközről → ideális első lépés akkor, ha ellopják az eszközt;
• Fiókadatok törlése: ekkor a rendszer törli az összes olyan adatot az adott eszközről, ami a felhasználó céges fiókjával kapcsolatos → ideális lépés akkor, hogyha ez nem a cég által kiadott eszköz, hanem valaki a saját, személyes eszközén használja a munkahelyi fiókját;
• Eszköz törlése: ekkor az eszközről törlődik az összes céges adat és fiók, illetve a személyes adatok is → akkor a legjobb lépés, ha az eszköz elveszett vagy ellopták.

Látható, hogy az Alapszintű végpontkezelés nem feltétlenül ad rengeteg mozgásteret. De ezt még azoknak is ajánlom bekapcsolni, akik nem adnak ki saját céges eszközt, viszont a munkatársak használják a munkahelyi fiókot például a saját telefonjukról.

A haladó végpontkezelés

A haladó szintre beállított végpontkezelés már sokkal több lehetőséget ad a kezünkbe, viszont ezt csak Business Plus licensz vásárlásával érhetjük el. Szóval ezt kifejezetten nagy cégméret és sok munkatárs esetén ajánlom.

Ugyanott tudjuk bekapcsolni a haladó beállítást (a rendszer magyarul Speciálisnak hívja), mint az alapszintűt. Ekkor már minden egyes eszköz esetében, amit központilag akarunk figyelni, kérni fogja a rendszer az ún. Device Policy applikáció letöltését.

Ez a Google saját alkalmazása és arra hivatott, hogy az adott eszközön (telefon, tablet) létrehozzon egy munkahelyi profilt, ahová minden munkával kapcsolatos fiókot és adatot csatornázni fog. Illetve ennek köszönhetően tudunk majd belenyúlni az eszközökbe távolról.

Ha ezzel készen vagyunk, akkor minden olyan funkciót, amit az Alapszintű végpontkezelésben elértünk, azt itt is el fogjuk érni pontosan ugyanúgy. Ami változik, azok a további személyre szabási lehetőségek.

Az Admin felületen ugyanis megjelenik majd két új menüpont Android és iOS beállítások néven. Itt pedig rengeteg lehetőségünk van arra, hogy személyre szabjuk az adott eszköz használatát. Ez természetesen attól függ, hogy milyen munkatárs fogja azt használni és milyen célra:

• meghatározhatjuk, hogy milyen alkalmazásokat lehet telepíteni az eszközre a Play áruházból vagy az App Store-ból,
• engedélyezhetjük vagy letilthatjuk a fájlátvitelt USB-n keresztül, vagyis azt, hogy le lehet-e tölteni adatokat az eszközről,
• módosíthatjuk a mobilnet, wi-fi vagy bluetooth beállításokat,
• ki- vagy bekapcsolhatjuk a mikrofont, hangszórót, kamerát stb.

Látható, hogy itt már eléggé bele tudunk nyúlni és meg tudjuk változtatni magának az eszköznek a funkcionalitásait is. Így ezt tényleg akkor javaslom, ha az adott eszközt speciális célokra akarjuk használni.

Céges laptop kezelése Google Workspace segítségével

A céges laptop esetén is ugyanúgy megvannak a különböző beállítási lehetőségeink mind alap, mind pedig haladó szinten. Egy érdekes és szerintem hasznos dologgal szeretném ezt kiegészíteni.

A Google Workspace rendszerén keresztül meg tudjuk azt is oldani, hogy az adott céges laptopba csak a munkahelyi felhasználói fiókkal lépjen be a munkatárs és csak a céges dolgokat tudja vele intézni.

Ehhez hozzátartozik a böngészőknek a felügyelete is, amit már korábban is említettem: ezen beállítás segítségével láthatjuk az adott eszköz böngészőjén a felhasználó böngészési előzményeit, megadhatunk és letilthatunk bővítményeket.

Összegzés

Ebben a cikkben röviden bemutattam a Google Workspace Eszközkezelési funkciójának alapjait. Úgy gondolom, ha egy vállalkozás rendelkezik egy megfelelő munkahelyi email rendszerrel és megfelelően kezeli központilag az általa kiadott eszközöket, akkor már egy lépéssel közelebb jár a megfelelő szintű információbiztonsághoz.

Ha bármi kérdésed van Google Workspace-szel kapcsolatban, akkor keress nyugodtan.

A cikk szerzője: Erdélyi Ádám

Weboldal: www.digitalismindenes.hu