Calendly – Gyors időpontfoglalás több platformon is

A Calendly egy multifunkciós szolgáltatás, mely könnyedén integrálható a weboldaladba is. Egyrészt időpontfoglaló rendszer, másrészt naptár és meeting-egyeztető szoftver. Szervezhetsz megbeszéléseket és konzultációkat Zoomon, Google Meeten, fizethetnek neked Stripe vagy PayPal használatával, összekötheted az Outlook vagy a Google naptáraddal, és még sok más programmal. Értékes órákat spórolhatsz meg a Calendly használata által, mi pedig most bemutatjuk Neked, hogyan lehetséges ez. 🙂

1. Miért hasznos a Calendly?

A Calendly (hivatalos oldal) a világ legnépszerűbb ütemező platformja, amelyet napi szinten 10 millió ügyfél használ időpontok és meetingek egyeztetésére.

A szolgáltatást a nigériai születésű Tope Awotona indította el 2013-ban az utolsó megtakarításait is felhasználva, és minden bizonnyal megérte a befektetés: ma a Calendlyt több mint 50 ezer vállalkozás alkalmazza a világ minden pontján, többek között olyan nagy nevek is, mint az ebay, a Visa és a Dropbox.

A Calendly, hasonlóan a magyar fejlesztésű Salonic időpontfoglaló rendszerhez, elérhető ingyenesen is limitált funkciókkal, de a teljes eszköztár használata érdekében ajánlatos a fizetős verziók beszerzése.

Képzeld el, hogy egyszerre 10 ügyféllel e-mailezel, miközben épp telefonon is beszélsz, de pont ebben a pillanatban ír valaki Messengeren is munkaügyben… Ugye milyen kaotikus tud lenni a vállalkozók élete?

Ebbe a káoszba kíván egy kis rendszert hozni a Calendly, mivel megspóroljuk a bonyolult egyeztetési folyamatot és az e-mailek küldözgetését a szolgáltatás használatával.

Az időpontegyeztetés és meetingek ütemezése rendkívül egyszerű a Calendlyvel:

1. Az elérhető időpontok és munkaórák megadása;
2. A Calendly linkünk megosztása, vagy a program kódjának beillesztése weboldalunkra;
3. Az ügyfeleink választanak egy időpontot, ami megjelenik a naptárunkban.

Különösen előnyös, hogy alapból csak olyan időpontokat állíthatunk be a programban, amelyek biztosan megfelelőek számunkra, így nem lesz időpontütközés.

A Calendly még több terhet vesz le a vállunkról azáltal, hogy automatikus emlékeztetőket küld ki az egyeztetett időpontok előtt, a meetingek után pedig köszönőlevelet ütemez, illetve felajánlja az újraegyeztetés lehetőségét.

Lényegében olyan, mint egy digitális asszisztens, amelynek hála sokkal több időnk marad a munkánkkal foglalkozni a kimerítő szervezkedés helyett.

2. A Calendly használatának megkezdése

A regisztrációt követően beállíthatjuk, hogy milyen legyen a megosztható Calendly-linkünk, amin keresztül ügyfeleink időpontokat foglalhatnak nálunk.

Majd összekapcsolhatjuk a szolgáltatást valamelyik online naptárral, pl. a Google, az Office 365, az Outlook vagy éppen az Apple naptárjaival. Így tudja majd a Calendly összehangolni az elérhető időpontjainkat, hogy ne legyen sose ütközés.

Beállíthatjuk, hogy általában mikor vagyunk elérhetőek, hány órakor és melyik napokon, de ezt később módosíthatjuk természetesen.

Ezután kiválasztjuk, hogy milyen pozíciót töltünk be a munkahelyünkön, hogy még jobban személyre tudják szabni a szolgáltatást számunkra.

Ha ezekkel végeztünk, már meg is jelenik a Calendly vezérlőpultja a képernyőnkön. Az Account ➝ Share Your Links menüpont alatt találjuk azokat a linkeket, amelyeket kimásolhatunk és elküldhetünk az ügyfeleinknek e-mailen vagy üzenetben, de a weboldalunkra is beilleszthetjük különböző formákban:

• Egyenesen a weboldal felületére egyfajta naptárként;
• Felugró ablakként, ami egy gomb lesz az oldalunk alsó sarkában;
• Linkként, amire ha rákattintanak, egyből felugrik a Calendly naptárfunkciója.

Személyre szabhatjuk a megjelenést, beleértve a háttér, a szöveg és a gombok színét. Weboldalra történő közvetlen integrálás esetén pl. egy HTML kódot kell oda beillesztenünk, ahol meg szeretnénk jeleníteni a Calendly naptárát.

De persze az időpontegyeztető szolgáltatás linkjét simán csak elküldhetjük e-mailben is, ha nem akarunk az integrálással vesződni.

Regisztráció után 14 napos próbaidőszakon veszünk részt, ahol ingyenesen használhatjuk az egyik fizetős csomagot (Teams), aztán ennek lejárta után a program átáll az ingyenes verzióra, amíg nem vásároljuk meg valamelyik prémium változatot.

A Calendly egyébként használható Chrome-bővítményként, Android alkalmazásként, és az Apple Store-ból is letölthető.

3. Milyen programokat integrálhatok a Calendlybe?

A Calendly rengeteg más és más típusú programmal kompatibilis. A teljes listát itt lehet megtekinteni, de a legnépszerűbb integrációk a következők:

1) Videókonferenciás szoftverek: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, GoTo Meeting, Webex.

2) Naptárak: Google Naptár, Office 365 Calendar, iCloud Calendar, Outlook Calendar Plug-in, Exchange Calendar.

3) Bővítmények és applikációk: Calendly iPhone applikáció, Chrome bővítmény, Android applikáció, Outlook bővítmény, Slack, LinkedIn üzenetküldés, Firefox bővítmény, Edge bővítmény, Intercom.

4) Eladás és kapcsolatépítés: Salesforce, HubSpot, LinkedIn üzenetküldés.

5) Marketing eszközök és elemzések: Google Analytics, Facebook Pixel, Mailchimp, Intercom.

6) E-mailezés: Gmail for Workflows, Outlook for Workflows, Mailchimp.

7) Calendly integrálása: WordPress, Squarespace, Wix, Intercom.

8) Fizetési rendszerek: Stripe, PayPal.

9) API és összekapcsolók: Zapier, Webhooks.

Ha látni szeretnéd, hogy miképpen adhatod hozzá egy WordPress weboldalhoz a Calendly naptárt a korábban említett integrálási módokon, akkor kattints ide!

4. A Calendly funkciói

Lehetőségünk van automatikus időzónák használatára a meetingekhez, vagy szavazást is indíthatunk a meghívott felek között a legjobb időpont kiválasztása érdekében.

A Workflows segítségével megspórolhatjuk a saját és ügyfeleink idejét is, mivel SMS-ben vagy e-mailen keresztül kérhetünk megerősítést vagy emlékeztetőket a megbeszélések időpontjairól.

A Calendly vezérlőpultja így néz ki:

Itt adhatunk hozzá új eseménytípusokat, pl. csoportos vagy egyéni meetingeket, személyre szabhatjuk őket, egyéni szövegeket, színeket, értesítési időpontokat, szüneteket, időkeretet állíthatunk be.

Megadhatjuk azt is, hogy milyen felületen szeretnénk megtartani a rengeteg integrálható módszer közül a meetinget.

Az ügyfeleink vagy munkatársaink pedig így látják az időpontfoglaló oldalt, külön kiemelve a szabadon elérhető időpontokkal:

A munkaidőnket egyébként a vezérlőpult Availability menüpontja alatt tudjuk beállítani, módosítani, ha a regisztrációkor megadott időpontok változtak.

Lényegében ilyen egyszerű a Calendly használata. Mindenkinek csak ajánlani tudjuk! 🙂

5. Calendly magánvállalkozóknak

Az időpontegyeztető szolgáltatás segíteni fog sikereid elérésében, nem számít, hogy egyedül vagy csapatban dolgozol.

Amikor ügyfeleink egyeztetni akarnak egy megbeszélést, csak azokat az időpontokat látják a naptárunkban, amelyeken biztosan elérhetőek vagyunk.

Sőt, a Calendly azt is kimutatja, hogy mennyi ideig érünk rá, és milyen platformon tudunk akkor beszélni (pl. Zoom vagy Microsoft Teams).

Hála az automatizált egyeztetőknek, emlékeztetőknek és kösznönőoldalaknak, teljes mértékben az üzletünk növekedésén tudunk dolgozni a kimerítő e-mailezgetés helyett.

A Calendly felületére integrálható a Stripe és a PayPal is, hogy ügyfeleink azonnal tudjanak nekünk fizetni, és a számlázást is megspórolhassuk.

Az időpontok gördülékeny ütemezése elégedettebb kuncsaftokat eredményez, és a vállalkozásunk is sokkal profibbnak hat.

6. Calendly munkacsoportoknak

Ha egy nagyobb vállalkozást üzemeltetünk, lesznek kisebb csapataink, pl. PR-osztály vagy humán erőforrások csoport.

Fontos, hogy a csapattagok hatékonyan tudjanak együttműködni, ezért a Calendly csapatos megbeszéléseket is tud szervezni, ahol a tagok az általuk kedvelt szoftvereket tudják használni az online meetingek során, hogy mindenki a legjobb teljesítményét nyújtsa.

A megbeszélések lehetnek pár percesek, vagy akár több órásak is. Még feladatokat is kioszthatunk a csapattagoknak megadott határidőkig.

Az időpontegyeztetést sablonok szerint is végezhetjük, hogy mindig azonos formában lássák a beosztottjaink és munkatársaink a közelgő meetingeket.

Nyomon követhetjük különböző munkacsoportjaink hatékonyságát, mivel láthatjuk a megbeszéléseik ütemtervét és eredményeit. Egyes kollégák munkaidejét is ellenőrizni tudjuk így.

Személyre szabott emlékeztetőket is beállíthatunk egyéni szöveggel és designnal minden résztvevő számára, ezzel építve a személyes kapcsolatainkat a munkatársakkal és az ügyfelekkel egyaránt.

7. Calendly vállalatoknak

A Calendly jóval több, mint egy megbeszéléshez tartozó linkmegosztás. Ez a szolgáltatás egy versenyelőnyt ad a kezünkbe az versenytársakkal szemben.

Csapatainkat, beosztottjainkat és közelgő eseményeinket egy adminisztrációs felületről tudjuk kezelni és irányítani.

Emellett a Calendly biztonságos is, mivel a saját és ügyfeleink adatai is védve vannak, hála a többszintű biztonsági protokolloknak.

Számos területen lehet hasznos nagyobb cégeknek is a meeting-ütemező szolgáltatás:

✅ Könnyebben átalakíthatjuk a potenciális ügyfeleket elégedett kuncsaftokká, mivel a Calendly használatának marketing értéke van, ami növelheti az eladásainkat és weboldalunk konverzióját is. Mindez a gyors ügyintézésnek és kapcsolatfelvételnek köszönhetően.

✅ Egyszerűbb az új munkatársak felvétele is az előre egyeztetett interjúkkal, amelyeket akár LinkedIn-en keresztül is létrehozhatunk. Egyedi kérdéseket is hozzáadhatunk az időpontfoglalás menetéhez, így jobban megismerve a leendő dolgozóinkat.

✅ Az időpontfoglalások növekedése egyben bevételnövekedést is eredményez – amennyiben persze fizetős a szolgáltatásunk , és még a látogatóinkat is könnyebben tudjuk a landing oldalunkra irányítani ezáltal. Megbeszélhetünk akár csoportos meetingeket is az ügyfeleinkkel, akik az egyszerű és egyben innovatív időpontfoglalásnak hála átélhetik a ‘wow-faktort’.

✅ A Calendly használatával az IT-csapatunk is jobban átlátja a helyzetet, ha probléma lépne fel a cégnél. A munkacsoportokon belül vannak IT-adminok, akik az ügyfelek jogosultságainak megadását végzik, védelmezik a személyes adatokat és a biztonságos hitelesítést is elérhetővé teszik bejelentkezéskor.

8. Mennyibe kerül a Calendly?

A Calendly alapvető funkciói elérhetőek az ingyenes verzióban is, de ha teljeskörű élményt szeretnénk, akkor elő kell fizetnünk a szolgáltatásra. Választhatunk, hogy havonta vagy évente akarunk fizetni használati díjat (az utóbbi valamivel költséghatékonyabb megoldás).

Az ingyenes változatban is végtelen számú négyszemközti meetinget hozhatunk létre és integrálhatjuk is a különböző naptárszolgáltatásokat, de pl. a foglalható felületek közül csak egy lehet aktív (pl. csak Zoomon tudnak nálunk megbeszélést kezdeményezni).

Sőt, e-mailes emlékeztetőket és köszönőleveleket is csak a fizetős verziókban tudunk beállítani, és a különböző biztonsági eszközök is inkább a drágább havidíjas csomagokban érhetőek el.

Emellett nem minden integrálható szolgáltatás érhető el a legolcsóbb prémium csomagban sem, tehát ennek részletesen olvassunk utána a Calendly hivatalos oldalán.

Mint ahogy említettük korábban, a regisztráció után 2 hétig élvezhetjük a Teams csomag szolgáltatásait ingyenesen, de ezt követően átáll a rendszer az alap verzióra, ha nem fizetünk elő valamelyik csomagra.

9. Összefoglaló

A Calendly egy világszinten népszerű időpontfoglaló és meeting-ütemező rendszer, amely rengeteg időt spórol meg a vállalkozóknak, nagy cégeknek és az ügyfeleknek is egyaránt. Ha weboldal készítésen gondolkozol, az időpontfoglaló rendszer talán kelleni fog.

Összeköthetjük több naptárral, videókonferenciás szoftverrel, fizetési szolgáltatóval és még sok más programmal a Calendlyt, hogy biztosan ne legyen ütközés az időpontok között, valamint eltérő módokon tudjanak klienseink és munkatársaink kapcsolódni hozzánk.

A program további jellemzői az automatizált emlékeztetők, köszönőlevelek, egyedi megjelenés, könnyű használhatóság és weboldalba történő integráció különböző módokon (naptár, felugró ablak, kattintható link).

Érdekesnek találtad írásunkat? Kérlek oszd meg másokkal is, hogy megismerjék ezt a nagyszerű szolgáltatást. 🙂

Hibát találtál? Írj nekünk az alábbi e-mail címre: szerk@kiszervezettmarketing.hu

10. Gyakran ismételt kérdések és válaszok