Az ingyenes TimeBeeZ időpontfoglaló és cégkezelő rendszer

Felmerül a kérdés, hogy vajon a napunk hány százalékát töltjük időpontok egyeztetésével és megbeszélések szervezésével? Mindenki számára van egy küszöbérték, ami felett már nem lehet hatékonyan, a munkára szánt idő egészséges keretein belül dolgozni. Bár léteznek különböző időmenedzsment módszerek, de ezek hatékonysága vitatott. Felismervén a helyzetet, a TimeBeeZ jelentősebb idő-, vagy energiaráfordítás nélkül automatizálja és elvégzi a vállalkozók és munkavállalók helyett az vevőgondozással és a terméknépszerűsítéssel kapcsolatos feladatokat.

1. Mi is az a TimeBeeZ?

A TimeBeeZ egy magyar fejlesztésű intelligens időpontfoglaló- és vállalkozáskezelő rendszer.

A TimeBeeZ lehetővé teszi a vállalkozások teljes körű digitalizálása mellett (legyen szó kicsi, egyszemélyes vállalkozásról, vagy kiterjedt franchise hálózatról):

• Időpontfoglalások bizalmas kezelését;
• Időpontfoglalás folyamatának lerövidítését;
• Kétirányú kommunikációs és ügyviteli platform kezelését a vállalkozók, illetve munkavállalók és az ügyfeleik között;
• Időpont lemondásokból származó bevételkiesés minimalizálását, vagy teljes elkerülését, időpont-emlékeztető üzenetek által;
• Online előlegfizetés beállítását;
• Online bankkártyás fizetést;
• Kommunikációt az új, a visszatérő és az elveszett ügyfelekkel integrált chat rendszeren keresztül;
• A munka tervezésének, elvégzésének és számlázásának összekötését;
• Kollégák munkájának összehangolását, átláthatóvá tételét;
• Az adminisztrációra fordított idő csökkentését az elszámolási és számlázási feladatoknál;
• Kedvezményrendszerek automatikus futtatását;
• Munkavégzéshez kapcsolódó pénzügyi és statisztikai kimutatások áttekintését;
• Szabadidő és munkaidő elválasztását.

A TimeBeeZ a vállalkozók és ügyfeleik számára biztosít digitális naptárakat, melyekkel megvalósítható az időpontfoglalások online térben történő kezelése.

Több munkavállalóval rendelkező cégek esetén a munkatársakhoz rendelhetők dolgozói naptárak, melyek egyénenként, saját időbeosztás szerint alakíthatók.

Igény esetén beállíthatunk időpont-emlékeztető és előleg kérési funkciókat is.

A foglalásokat az adott vállalkozónak jóvá kell hagynia, hogy biztosan minden rendben történjen az adminisztráció során. Mindezt a piacon elérhető leginkább felhasználóbarát felületen keresztül.

2. Kinek ajánljuk a TimeBeeZ használatát?

Elsősorban olyan vállalkozóknak ajánljuk a TimeBeeZ szolgáltatásait, akik az alábbi problémák valamelyikével küzdenek:

• Időhiány, túlterheltség;
• Szervezetlenség a munkafolyamatokban;
• Időigényes adminisztráció és időpontegyeztetés;
• Hosszan tartó munkaidő;
• Akadozó kommunikáció az üzleti partnerekkel, munkavállalókkal vagy ügyfelekkel;
• Túl magas a lemondott időpontok miatti bevételkiesés.

A TimeBeeZ használata nemcsak egyéni vállalkozóknak ajánlott, hanem kis- és középvállalkozásoknak is. Különösen abban az esetben, ha több mint egy felületen irányítják cégüket és kezelik az ügyfeleiket.

Ha szeretnél megszabadulni az adminisztráció jelentette tehertől, akkor a TimeBeeZ mindenképpen nagy előnyöket tud nyújtani a számodra.

Vess véget a bevételek és a szabadidőd pazarlásának, próbáld ki a hazai fejlesztésű intelligens időpontfoglaló- és vállalkozáskezelő rendszert! 🙂

Különösen ajánlott ez a szolgáltatóiparban és a vendéglátói szektorban dolgozóknak, hisz tudjuk, hogy mennyire kaotikus tud lenne a nyári szezon.

3. Hogyan kezdd el használni a TimeBeeZ rendszerét?

Első lépésként regisztrálj egy vállalkozói profilt a TimeBeeZ oldalán! Létezik egy magánszemélyeknek szóló fiók is, ezt majd az ügyfeleidnek kell létrehozniuk, hogy időpontot tudjanak nálad foglalni.

Miután kiválasztottuk a Szolgáltatást nyújtok opciót, több lehetőségünk is lesz a rendelkezésre álló csomagok között válogatni.

Ha csak ki szeretnéd próbálni a TimeBeeZ használatát, akkor a 30 napig ingyenes csomagot válaszd.

De ha már most biztos vagy benne, hogy a jövőben is használni szeretnéd a szolgáltatást, akkor egyből előfizethetsz valamelyik fizetős csomagra is.

Ezután megadjuk személyes adatainkat (pl. név, születési dátum) és vállalkozásunk adatait (pl. cég neve, adószáma, székhelye).

A szoftver egyébként használható angol és magyar nyelven is, tehát a nemzetközi piac felé is nyithatunk. 🙂

Regisztráció során meg kell adnunk egy bankszámlaszámot, de csak abból a célból, hogy a 30 nap alatt érkezett bevételeket a nálunk időpontot foglalt ügyfelektől át tudják utalni számunkra.

Erre a számlaszámra érkezik majd minden bevételünk, amit a TimeBeeZ munkatársai automatikusan átutalnak nekünk az ügyfeleink befizetéseit követően, még a próbaidőszakban is a Barion rendszerén keresztül.

Illetve minden tevékenységi körhöz külön bankszámlaszámot lehet rendelni, attól függően hogy hogyan történik az elszámolás a cégben.

Végül még egy jelszót állítunk be a profilunkhoz, valamint e-mailen keresztül megerősítjük regisztrációnkat, és végeztünk is.

4. A TimeBeeZ kezelőfelületének beállítása

A profilunk véglegesítésével megadjuk azokat a szolgáltatásokat, amelyeket elérhetővé szeretnénk tenni az ügyfeleink számára, és foglalható időintervallumokat rendelünk hozzájuk a naptárunkban.

Létrehozhatunk tevékenységi köröket, azon belül pedig szolgáltatásokat, termékeket és bérleteket adhatunk hozzá.

Ezeket egyenként felvesszük vállalkozásunkhoz, beállítunk hozzájuk időintervallumot (szolgáltatásoknál), leírást, képeket, mértékegységet (termékeknél), valamint megszabjuk az egyes kategóriák árát.

Új terméket például így tudunk hozzáadni:

Emellett kapunk egy digitális naptárat is, ahová felvehetünk bármilyen vállalati eseményt, hogy biztosan minden munkatársunk értesüljön a közelgő egyeztetésekről.

Sőt, ha felveszünk munkatársakat a cégünkhöz, akkor azokat értékelni is tudják az ügyfelek, így láthatjuk, hogy ki hány darab csillagot gyűjtött és milyen minőségben képviseli cégünket.

Ugyanígy vendégeinkről is kapunk részletes adatokat. A vállalkozásunk pedig egy saját megosztható oldalt kap, amelyen láthatók az értékelések, az elérhető időpontok, nyitvatartás, legfontosabb elérhetőségek.

Ide beállíthatunk képeket, és még a térképen is megkereshetik a látogatók a cégünket, amit már a Google Cégem fiók létrehozásánál is bemutattunk.

Ha mindennel megvagyunk, értesítsük ügyfeleinket arról, hogy regisztráljanak egy vendégprofilt a TimeBeeZ oldalán (amit egyébként Google-fiókkal is néhány kattintás után megtehetnek), és itt tudnak majd nálunk időpontot foglalni.

5. Milyen további funkciókkal rendelkezik a TimeBeeZ?

Ügyfeleidnek lehetősége van a nap 24 órájában időpontot foglalni hozzád. A foglalások könnyedén nyomon követhetőek és mindent egyetlen rendszerben kezelhetsz.

A letisztult felületnek köszönhetően a folyamat pofonegyszerű, sőt valódi élményt nyújt a felhasználóknak. Tekintsük át, hogy milyen további funkciókkal bír a TimeBeeZ!

5.1. A digitális naptár részletes beállításai

• Testreszabható foglalási megoldások: felkészülési idő, szabadság, betegség beállítása.
• Non-stop foglalási lehetőség az ügyfeleknek, nyitvatartási időn kívül is lefoglalhatják a megadott szabad időpontokat.
• Importálható személyes Google Naptár – egy helyen kezelhető privát és üzleti naptár.
• A letisztult, reszponzív felület elérhető laptopról, telefonról, vagy táblagépről.
• Beépített kereső: könnyedén kereshetsz időpontjaid között dátum alapján.

A TimeBeeZ felületén lehetőséged van több nézet közül választani, például napi, heti, havi és listanézet.

Ügyfeleidnek lehetősége van ismétlődő időpontot beállítani. Ez azt jelenti, hogy ha valaki például négy hetente jár hozzád, akkor be tudja állítani az általa kívánt időközönkénti ismétlődést, mely jelentősen lecsökkentheti a foglalással eltöltött idő mennyiségét.

A szolgáltatásokat megelőző előkészületi időt is meg tudsz adni, vagyis az ügyfelek csak bizonyos időközönként tudnak majd időpontot foglalni nálad.

Az így kialakított szünetben lehetőséget hagyhatsz magadnak például fertőtlenítésre, kisebb rendrakásra, akár kávézásra, és bármi másra, amit a munkaköröd megkövetel.

Lehetőséged van az időpontoknak címet adni, illetve tetszés szerint jegyzetet hozzáadni. Ez a funkció átláthatóvá teszi a naptárad és segít a fontos események észben tartásában.

Sőt, még a vendégeid nevében is foglalhatsz időpontot, amihez szintén hozzárendelheted az általuk igényelt szolgáltatást és a megfelelő dátumot.

5.2. Szolgáltatások, bérletek és kuponok részletes leírása

Ahogy azt korábban említettük, a TimeBeeZ rendszerében minden általad nyújtott szolgáltatástípust személyre tudsz szabni.

Lehetőséged van beállítani külön-külön, hogy melyik pontosan mennyi időt vesz igénybe. Ezáltal vendégeid tájékozottságát is növelheted.

Új szolgáltatást is bármikor hozzá tudsz adni, amennyiben Cégvezető vagy, azaz Admin jogosultsággal rendelkezel.

Rendszeresen visszatérő vendégeidnek ki tudsz állítani Bérleteket, illetve Kuponokat. A hozzáadáshoz a következő adatokat kell megadnod:

• Tetszőleges, általad választott kuponkód;
• Ügyfél neve;
• Felhasználhatóság száma;
• Felhasználhatóság időintervalluma;
• Kedvezmény mértéke százalékban.

Egy árlista feltöltésével tiszta képet adhatsz a profilodra látogatók számára azzal kapcsolatban, hogy milyen szolgáltatásokat és milyen árakon nyújtasz.

Ennek feltüntetése azért játszik fontos szerepet, mert jelentősen megkönnyítheted az érdeklődők döntését. Az emberek szeretnek tisztában lenni az árakkal.

Névnapi, születésnapi köszöntőt is küldhetsz vendégeidnek megszövegezve. Ilyenkor a TimeBeeZ rendszere automatikus köszöntéseket küld azoktól a szolgáltatóktól, akiknél már foglaltak időpontot.

5.3. Értesítések az időpontfoglalásokról

Lenyitva az értesítéseket gyűjtő harang ikont, listázásra kerülnek az értesítések. A TimeBeeZ a következőkről küld tájékoztatást:

• Időpontfoglalás;
• Időpont lemondása;
• Foglalt időpontok módosítása;
• Szolgáltatásaink értékelése.

Amint elfogadsz egy időpontra történő jelentkezést, a TimeBeeZ rendszere automatikus visszaigazoló e-mailt küld az ügyfél e-mail címére.

A funkció azért lehet hasznos, mert vendégeid/vásárlóid visszajelzést, megerősítést kapnak az időpontfoglalásról. Ezzel elkerülhető az időpont hogyléte felől történő érdeklődés, mellyel szintén jól lehet időmegtakarítást végezni.

Továbbá a TimeBeeZ rendszerében lehetőséged van emlékeztetőt kérni e-mailben vagy SMS-ben időpontok lefoglalásáról, módosításáról vagy lemondásáról.

Az, hogy az értesítést milyen módon (SMS, e-mail) kéred, teljes mértékben Rád van bízva. Ezen funkció kihasználása segít, hogy az időpontjaidat illetően mindig naprakész legyél. Akár azonnal vissza is tudsz jelezni.

A TimeBeeZ felületén még csoportos időpontok kezelésére, illetve online események megtartására is van opció. Az esemény létrehozásakor beállíthatod a résztvevők maximális létszámát, ezután csoportos meghívót küldhetsz nekik.

Bármilyen probléma esetén a TimeBeeZ ügyfélszolgálata szívesen áll a szolgálatodra telefonon, e-mailen és Messengeren is! De emellett van egy nagyon részletes súgójuk is, ahol minden információt megtalálsz a szolgáltatásról. 🙂

5.4. Pénzügyi beállítások testreszabása

Az időpont akkor lesz lefoglalva, ha ki van fizetve. Új tevékenységi kör hozzáadásakor lehetőséged van beállítani, hogy az ügyfeleidtől szeretnél-e előleget kérni, és amennyiben igen, hány százalékát fizesse ki előre a foglaláskor. Hagyd magad mögött a lemondások miatt keletkező bevételkiesést!

Ha vendégeink nem szeretnének készpénzben fizetni, akkor lehetőségük van online előre kifizetni a szolgáltatásokat. Ehhez nincs szükség másra, minthogy rendelkezzenek Barion regisztrációval, hiszen a fizetések egy Barion-fiók segítségével valósulhatnak meg.

A TimeBeeZ automatikus kimutatást készít neked a havi bevételeidről és kiadásaidról. Ebben a funkcióban megtekintheted az elemzéseket a készpénzes és bankkártyás fizetésekről.

Sőt, napi forgalomjelentést is kapunk vendégeink számának és a hozzájuk tartozó befizetések kimutatásának képében.

Ne feledkezzünk meg a munkatársainkról, alkalmazottainkról sem. A TimeBeeZ napi dolgozónkénti statisztikákat is gyűjt:

• Mennyi bevétel keletkezett nála;
• Hány órát dolgozott;
• Mennyi holtideje volt, azaz hány időpontja maradt szabadon;
• Túlórázott-e, ha igen, akkor mennyit;
• Dolgozott-e hétvégén, ha igen, akkor mennyit;
• Milyen értékeléseket kapott a vendégektől.

Össze tudod hasonlítani a napi, havi és évi pénzügyi elemzéseket, hogy még hatékonyabbá tehesd vállalkozásod működését.

A napi árbevétel előrejelzés az alapján készül, hogy hány foglalás történt adott napra vonatkozóan, és hogy a foglalások mely szolgáltatásra vonatkoznak. Ha beállítjuk, akkor az előlegként befizetett összegek is szerepelni fognak az előrejelzésben, hogy biztosan ne legyen kieső bevételünk. 🙂

Az előrejelzés akkor térhet el a konkrét árbevételtől, ha lemondásra kerül egy időpont és a kieső összeget nem tudjuk új foglalással kompenzálni.

Illetve akkor is tapasztalhatunk eltérést, ha időpontlemondás történik és arra az időpontra tudunk új vendéget beírni, de az nem ugyanazt a szolgáltatást veszi igénybe, mint amit az a személy, aki lemondta az időpontot.

A pénzügyi tranzakciók nyomon követésére létrehozott funkció segítségével a TimeBeeZ rendszere monitorozza, hogy ki, mikor (fizetés dátuma), milyen szolgáltatásért, mennyit (igénybe vett szolgáltatás ára) fizetett.

Ennek segítségével könnyen és átlátható formában nyomon tudod követni a pénzügyi kifizetések teljesítését vagy éppen nem teljesítését.

A sok pénzügyi statisztika és kimutatás mellett megtekintheted a számlázással kapcsolatos legfőbb mutatókat is. Egészen pontosan láthatod, hogy hány számla került kiállításra az adott hónapban, illetve a rendszer azt is mutatja, hogy ezen számláknak mennyi az összesített értéke.

Amennyiben egy számla lezárásra kerül, a TimeBeeZ automatikusan kiküldi azt az ügyfél regisztrált e-mail címére PDF formátumban.

5.5. Munkatársak kezelése a TimeBeeZ felületén

Nem kell, hogy fejtörést okozzon a csapattagok hozzáadása a rendszerhez, hiszen akár korlátlanra is bővítheted munkatársaid számát. Minden újonnan hozzáadott munkatársad új naptárat fog kapni, ami azt jelenti, hogy többi munkatársadhoz hasonlóan, Ő is külön naptárban tudja majd vezetni foglalásait.

Fontos megjegyezni, hogy új munkatársat felvenni csak Admin jogosultsággal rendelkező felhasználó, a Cégvezető tud.

A TimeBeeZ minden felhasználó számára lehetővé teszi, hogy profilját a saját igényeire szabja. Profilképet, borítóképet állíthatsz be és elkészítheted a szalonodhoz tartozó leírást.

A leírásba célszerű beleírni, hogy konkrétan mivel foglalkozik a vállalkozásod, mióta működik, esetleg missziót és víziót. Amennyiben vendégként regisztráltál, megadhatod érdeklődési köreidet.

Ha Szolgáltató profillal regisztrálsz a TimeBeeZ felületére, akkor automatikusan Admin jogosultságot kapsz. Abban az esetben, ha alkalmazottaid is vannak, akkor célszerű neked, mint Cégvezetőnek regisztrálni a vállalkozást a rendszerbe, hogy Te kapd az Admin jogosultságot. Így a TimeBeeZ összes statisztikája, kimutatása és elemzése elérhető számodra.

6. Mennyibe kerül a TimeBeeZ?

Jó hír a vállalkozók számára, hogy a magyar fejlesztésű TimeBeeZ lehetőséget ad arra, hogy 30 napig ingyenesen használhassák a teljes szolgáltatást, mindenféle kötelezettségek nélkül!

Hozzáadhatunk 1 munkatársat, 1 tevékenységi kört, és 3 különböző szolgáltatást. Továbbá megkapjuk a Google Naptár integrációt, előlegfizetést, kuponokat, bérleteket, időpont-emlékeztetőket, és még számos más funkciót.

Így lényegében kockázatmentesen használhatod a TimeBeeZ időpontfoglaló- és vállalkozáskezelő rendszerét. Regisztrálj egy ingyenes felhasználót, és próbáld ki, hogy mennyire megkönnyíti céged irányítását és ügyfeleid kezelését! 🙂

Amennyiben megtetszik a szolgáltatás, előfizethetsz valamelyik prémium csomagra is.

Már az Enter Time csomag is nagyszerű lehetőségeket biztosít minden kis- és középvállalkozás számára havi 6995 Ft + ÁFA áron.

A pontos árakról érdeklődj a TimeBeeZ hivatalos oldalán!

7. Összefoglaló

A TimeBeeZ egy hazai fejlesztésű szolgáltatás, amely rengeteg időt spórol meg minden vállalkozó számára, megkönnyítve ezzel a napi ügyvitel menetét.

Egyszerre funkcionál digitális naptárként, időpontfoglaló rendszerként, cégmenedzselő felületként. Beállíthatjuk szolgáltatásainkat, termékeinket, munkatársaink is saját naptárat kapnak.

Sőt, a TimeBeeZ nagyon részletes pénzügyi elemzéseket is készít vállalkozásunk működéséről. Weblap készítése során is hasznos kiegészítő.

A legjobb az egészben, hogy 30 napig teljesen ingyenesen és kockázatmentesen kipróbálható a szolgáltatás, ezért mindenképpen ajánlatos adni neki egy esélyt. 🙂

Neked mennyire nyerte el a tetszésed a TimeBeeZ? Ha szerinted több embernek kellene megismerkednie ezzel a nagyszerű szoftverrel, akkor oszd meg a cikket másokkal is!

Hibát találtál? Írj nekünk az alábbi e-mail címre: szerk@kiszervezettmarketing.hu

8. Gyakran ismételt kérdések és válaszok