A ClickUp használata projektmenedzsment céljából
Minden vállalkozó tudja, hogy egy cégen belül rengeteg apró feladatra és munkafolyamatra kell odafigyelni. A sok teendő mellett néha nem jut elég figyelem minden munkatársra vagy a határidők betartására. Ebben nyújt hatalmas segítséget a ClickUp projektmenedzsment szolgáltatása, amely akár ingyenesen is használható. Mutatjuk az elérhető legfontosabb funkciókat az alábbi cikkünkben!
1. Mi az a ClickUp?
A ClickUp (hivatalos oldal) egy rendkívül sokoldalú felhőalapú feladatkezelő és projektmenedzsment platform, amely lehetővé teszi a felhasználók számára az elvégzendő feladatok, projektek és egyéb teendők hatékony kezelését. Ez egyfelől előnyös az egyéni munkavállalók és munkacsoportok számára, másfelől a kis- és nagyvállalatoknak is segít, hogy átláthatóbbá és hatékonyabbá tegyék mindennapi tevékenységeiket.
A ClickUp legfőbb jellemzői:
- Feladatkezelés és projektmenedzsment: a ClickUp segítségével a felhasználók könnyedén létrehozhatnak feladatokat és projekteket, hozzárendelhetnek határidőket, prioritást állíthatnak be, és megadhatnak szükséges részleteket is. A projektmenedzsment platform intuitív megjelenése és személyre szabhatósága segíti a felhasználókat a teendők hatékony szervezésében.
- Együttműködés és kommunikáció: a ClickUp lehetővé teszi a felhasználóknak a csapatmunka könnyű és hatékony kezelését. Az együttműködésre tervezett funkciók között megtalálhatók a feladatokhoz kapcsolódó megjegyzések hozzáadása, a fájlcserék, a feladatmegosztás és a közös dokumentumkezelés, amelyek segítenek minimalizálni a kommunikációs hiányosságokat és fokozni az információáramlást.
- Projekt- és munkafolyamatok testreszabása: a ClickUp vizuálisan könnyen testreszabható platform, így a cég munkatársai saját igényeikhez és munkamódszereikhez igazodva tudják kezelni a különböző projekteket.
- Analitikák és kimutatások: a ClickUp projektmenedzsment platform hasznos analitikai eszközökkel rendelkezik a teljesítmény nyomon követése, a projektidők és határidők betartása, valamint a csapatmunka hatékonyságának értékelése terén.
- Mobil alkalmazás: a platform letölthető iOS és Android készülékekre is, így akár az irodán kívül is bármikor válaszolhatunk a munkatársak megjegyzéseire és láthatjuk/kezelhetjük a feladatainkat.
A ClickUp kiválóan alkalmazkodik a különböző igényekhez és felhasználási területekhez. Használhatjuk úgy, mint egy személyes teendőlista alkalmazás, amely segít rendszerezni a mindennapi feladatokat és emlékeztetőket küld, de ugyanakkor komplex projektmenedzsment eszköz is lehet belőle, amely lehetővé teszi a nagyobb projektek részleteinek és folyamatainak strukturált kezelését.
2. A ClickUp funkciói
Olyan sok nagyszerű funkciója van a ClickUpnak, hogy a készítők úgy hirdetik, mint egy olyan platformot, amely felváltja az összes projektmenedzsment szolgáltatást egyetlen helyen.
2.1. A ClickUp irányítópultja
Három fontos dolgot muszáj leszögezni már az elején:
- A ClickUp használata egyéni célokra ingyenes és az is marad.
- Csak angol nyelven érhető el a projektmenedzsment szolgáltatás kezelőfelülete.
- Mivel ez egy felhőalapú program, ezért nem kell semmit letölteni hozzá, simán a böngészőből használhatjuk.
Színkódok szerint láthatjuk, hogy a csapatunk tagjai hogyan állnak a kijelölt feladatok teljesítésével, hogyan haladnak a projektek, mennyi feladat maradt hátra a különböző prioritások szerint, stb. A ClickUp tehát effektíven biztosítja a projektmenedzsment feladatok elvégzését.
Forrás: A Clickup hivatalos oldala
Ha látjuk például, hogy a marketing csoport feladatai még nagy részben elvégzésre várnak, akkor tudni fogjuk, hogy oda kell több erőforrást csoportosítani. Több mint 50 widget segítségével építhetjük fel a számunkra legideálisabb ClickUp irányítópultot:
- Személyre szabható grafikonok;
- Teljesítés nyomon követése;
- Munkaidő nyomon követése;
- Előrejelzések;
- Projektek áttekintése;
- Munkamennyiség.
2.2. Dokumentumok létrehozása
A felhőalapú ClickUp használata révén személyre szabott dokumentumokat készíthetünk, amelyek egyfajta wiki tudásbázisként funkcionálnak. Azok a felhasználók/munkavállalók szerkeszthetik és szólhatnak hozzá, akiknek jogosultságot adunk.
Valós időben szerkesztheti ugyanazt a dokumentumot több ember is, miközben folyamatosan nyomon követhetők a változások. A ClickUp lehetőséget biztosít arra, hogy megjegyzéseket fűzzünk az egyes szövegrészekhez vagy feladatokhoz, ezekben pedig megjelölhetünk munkatársakat, így ők értesítést kapnak a változásokról és gyorsan tudnak reagálni.
Nemcsak egyszerű szövegszerkesztő a ClickUp dokumentumkezelője, hanem egyben feladatközpont is. A dokumentumokat és a feladatokat össze tudjuk kapcsolni, projekt státuszokat rendelhetünk hozzá a készültségi állapottól függően, teljesítendő feladatokat vehetünk fel, stb.
Forrás: A ClickUp hivatalos oldala
A dokumentumokat a ClickUp használata által rendszerezhetjük témák vagy kategóriák szerint. Például színkódolással láthatjuk el a cégünk különböző osztályait, legyen szó marketingről, eladásokról, tartalommenedzsmentről vagy vállalati megbeszélésekről. Mindhez eltérő mappákat, színeket, feladatokat és munkatársakat rendelhetünk hozzá, így jól átlátható és könnyen kezelhető lesz a vállalati ügyvitel.
Természetesen a dokumentumokhoz csak a hozzáféréssel rendelkező felhasználók férhetnek hozzá. Használhatunk fókusz módot is, amely összpontosítja a figyelmünket a feladatokra. Illetve a dokumentumokhoz beállíthatunk fejléceket, H1-H4 címsorokat, idézeteket, hozzáadhatunk táblázatokat, fájlokat, videókat, felsorolásokat, widgeteket, feladatlistákat, stb.
2.3. Feladatok kezelése a ClickUpban
Minden projekthez személyre szabott feladatokat rendelhetünk hozzá. A munkatársak hozzárendelése révén fel tudjuk osztani az elvégzendő munkát több ember között.
A projektmenedzsmentet segíti az is, hogy megoszthatjuk a képernyővideókat, megjegyzéseket fűzhetünk bármihez, kommentekben jelölhetünk meg munkatársakat, és kisebb részfeladatokra bonthatunk le összetett projekteket.
Forrás: A ClickUp hivatalos oldala
A feladatokhoz a ClickUpban eltérő készültségi szinteket rendelhetünk: tervezés alatt áll, folyamatban van, frissítés szükséges, elkészült, lezárt, stb.
Emellett a ClickUp nagyon hatékonyan használható időmenedzsment céljából is. A munkatársak nyomon tudják követni, hogy mennyi időt töltenek egy adott feladat elvégzésével.
Forrás: A ClickUp hivatalos oldala
A feladatokhoz még prioritási szinteket is rendelhetünk: alacsony, normál, magas és sürgős prioritású teendők. Címkézhetjük is a feladatokat, teljesítendő teendőket vehetünk fel, gyorsan rögzíthetünk képernyővideókat a hosszú e-mailek helyett, stb.
3. ClickUp projektmenedzsment
A ClickUp AI egy mesterséges intelligencia, amely segít minket a terveink végrehajtásának felgyorsításában: vázlatokat készít, dokumentumsablonokat állít össze, megbeszélés-összefoglalókat csinál, stb.
Több mint 10 eltérő nézetben láthatjuk a projektek állapotát: listanézet, naptárnézet, idővonal, gondolattérkép, munkamennyiség, dobozos és táblázatos nézet, stb.
Forrás: A ClickUp hivatalos oldala
A megjegyzések hozzáadása révén a munkatársak ötleteit néhány pillanat alatt feladatokká vagy projektekké alakíthatjuk. A teljesítendő feladatlisták, eltérő prioritások, feladat státuszok, sablon dokumentumok, célok elérésének nyomon követése mind hozzájárulnak a ClickUp projektmenedzsment sikerességéhez.
Emellett számos projektmenedzsment sablon közül válogathatunk, amelyek eltérő célokat szolgálnak és könnyen testreszabhatóak.
De akár CRM rendszerként is tudjuk alkalmazni a ClickUpot, ha szeretnénk. Ügyféladatbázist építhetünk, felvehetjük velük a kapcsolatot, rendszerezhetjük az adataikat, automatikus üzeneteket küldhetünk nekik, nyomon követhetjük a rendeléseket, stb.
4. Mennyibe kerül a ClickUp használata?
A ClickUp elérhető egy ingyenes csomagban, amelyhez 100MB tárhely, végtelen mennyiségű feladat, és rengeteg funkció jár. A kisebb csapatok számára azonban ideálisabb lesz a havi 7 dollárba kerülő Unlimited csomag, amelyhez már végtelen mennyiségű tárhely és kibővített együttműködési funkciók járnak.
De van nagyobb vállalati verzió is, amely egy kicsit drágább, de cserébe fejlettebb időmenedzsment, automatizációs és projekttervezési funkciókat tartalmaz.
A ClickUp aktuális árairól tájékozódj a hivatalos oldalon keresztül! 🙂
5. Összefoglaló
A ClickUp egy nagyszerű felhőalapú projektmenedzsment platform, amely alapvetően ingyenesen is elérhető.
Lehetőségünk van a munkatársak tevékenységének nyomon követésére, a projektek állapotának ellenőrzésére, az idő- és erőforrásmenedzsment hatékonyabbá tételére, az együttműködésre a munkatársainkkal, a közös dokumentumszerkesztésre, stb.
Mindenkinek csak ajánlani tudjuk a ClickUp használatát projektmenedzsment céljából, mi is előszeretettel alkalmazzuk.
Hibát találtál? Írj nekünk az alábbi e-mail címre: szerk@kiszervezettmarketing.hu
6. Gyakran ismételt kérdések és válaszok
Egy felhőalapú projektmenedzsment platform. Akár weboldal készítési projektek menedzselésére is alkalmas.
Elősegíti a munkatársak közötti együttműködést, a közös dokumentumszerkesztést, a projektek és a munkatevékenységek készültségi állapotának nyomon követését és menedzselését, a feladatok kiosztását, rendszerezését, stb.
Van ingyenes verziója, de a nagyobb cégek számára ajánlatos valamelyik havidíjas csomag megvásárlása.
