Az adatkezelési nyilatkozat helyes felépítése (2024)

Minden weboldal, amely a látogatóktól vagy munkatársaktól származó személyes adatokat gyűjt és kezel, köteles a GDPR előírásainak megfelelően összeállítani egy adatkezelési nyilatkozat dokumentumot, vagy más néven adatvédelmi tájékoztatót. Cikkünkben bemutatjuk, hogy mekkora pénzbüntetés jár a hiányos adatkezelésért, és milyen adatokat kell tartalmaznia egy adatkezelési nyilatkozatnak.

1. Mi az az adatkezelési nyilatkozat?

Az adatkezelési nyilatkozat egy olyan dokumentum, amely leírja, hogy egy szervezet vagy vállalkozás hogyan gyűjti, tárolja, kezeli és védi azokat az információkat (adatokat), amelyeket az emberek megadnak. Ez a dokumentum fontos szerepet játszik az adatvédelem és az adatvédelmi jogszabályok betartásában, és lehetővé teszi, hogy az emberek tisztában legyenek azzal, hogy milyen módon használják az általuk megadott adatokat.

Az adatkezelési nyilatkozat tartalmazza többek között a következő információkat:

1. Adatgyűjtés célja: részletesen leírja, hogy milyen célból gyűjtik az adatokat, például ügyfélszolgálati kapcsolattartás, marketingcélok vagy statisztikai elemzések.
2. Gyűjtött adatok típusa: felsorolja, hogy milyen típusú adatokat gyűjtenek, például név, cím, e-mail cím, telefonszám stb.
3. Adatkezelés jogalapja: részletezi, hogy milyen jogalap alapján történik az adatkezelés, például az érintett hozzájárulása, szerződés teljesítése vagy jogi kötelezettség teljesítése.
4. Adattovábbítás: leírja, hogy az adatokat milyen körülmények között továbbíthatják harmadik feleknek, például alvállalkozóknak vagy partnereknek.
5. Adatvédelem és biztonság: ismerteti, hogy milyen intézkedéseket hoznak az adatok biztonságának és védelmének érdekében.
6. Az érintettek jogai: felhívja a figyelmet az érintettek (azaz az adatokat megadó személyek) jogaira, mint például az adathozzáférés, adatmódosítás, adattörlés és tiltakozás joga.
7. Az adatkezelő elérhetősége: tartalmazza az adatkezelő fél elérhetőségeit, hogy az érintettek felvegyék velük a kapcsolatot adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatban.

Az a célja az adatkezelési nyilatkozatnak, hogy átláthatóvá tegye az adatkezelési folyamatokat és biztosítsa az érintettek jogainak tiszteletben tartását. Fontos, hogy minden személy, aki adatokat ad meg egy vállalkozásnak vagy szervezetnek, alaposan megértse az adatkezelési gyakorlatokat és tisztában legyen a jogaival.

2. Miért van szükség adatkezelési nyilatkozatra egy weboldalon?

Az adatkezelési nyilatkozatnak fontos szerepe van a weboldalakon az adatvédelem és az ügyfelek tájékoztatása terén. Az impresszum, az ÁSZF és az elállási nyilatkozat mellett elengedhetetlen összetevőjét képezi a weboldalak és webáruházak működésének. Az alábbiakban felsorolunk néhány fő okot, hogy miért van szükség adatkezelési nyilatkozatra egy weboldalon:

1. Tájékoztatás és átláthatóság: az adatkezelési nyilatkozat lehetővé teszi, hogy az emberek pontosan tudják, hogy milyen adatokat gyűjtenek róluk, és hogyan használják fel ezeket az adatokat. Ez növeli az átláthatóságot és segít megteremteni a bizalmat a weboldal és a vállalkozás irányában.
2. Adatvédelem és jogok tiszteletben tartása: az adatvédelmi szabályozás (pl. GDPR az Európai Unióban) előírja, hogy az érintetteknek (az adatokat megadó személyeknek) joguk van tudni, hogy milyen adatokat gyűjtenek róluk, és hogy milyen jogokkal rendelkeznek ezekkel az adatokkal kapcsolatban (pl. adathozzáférés, adattörlés). Az adatkezelési nyilatkozat bemutatja ezeket a jogokat és elmagyarázza, hogyan lehet élni velük.
3. Jogalap és hozzájárulás: ha az adatok gyűjtéséhez hozzájárulás szükséges (például marketingcélokra), az adatkezelési nyilatkozatban részletesen leírják, hogy miért és hogyan használják fel az adatokat. Ez segít tisztázni a jogalapot és az érintettek beleegyezését.
4. Felelősség és jogszabályok betartása: az adatvédelmi jogszabályok (GDPR) előírják, hogy a vállalkozásoknak és szervezeteknek kötelességük gondoskodni az adatok megfelelő kezeléséről és védelméről. Az adatkezelési nyilatkozat bemutatja a vállalkozás elkötelezettségét és felelősségét az adatvédelem terén.
5. Kapcsolattartás és értesítések: az adatkezelési nyilatkozatban meg lehet adni az elérhetőségeket (pl. kapcsolatfelvételi e-mail cím), amelyen keresztül az érintettek kérdéseket vagy észrevételeket küldhetnek az adatkezeléssel kapcsolatban.
6. Biztonság és adatvédelem kommunikációja: az adatkezelési nyilatkozat lehetőséget ad a vállalkozásnak arra, hogy bemutassa az adatvédelmi intézkedéseit és biztonsági gyakorlatait, ami fontos az ügyfelek és látogatók számára.

3. Mikor van szükség adatkezelési nyilatkozatra?

Az adatkezelési nyilatkozat akkor szükséges, amikor egy vállalkozás vagy szervezet weboldala személyes adatokat gyűjt, tárol, kezel vagy dolgoz fel. Az alábbi esetekben mindenképpen szükséges az adatkezelési nyilatkozat megléte:

1. Weboldalak és online platformok: amennyiben egy weboldal vagy online alkalmazás gyűjt adatokat látogatóktól, felhasználóktól (pl. regisztrációkor, hírlevél feliratkozásnál, vásárláskor), akkor szükség van egy adatkezelési nyilatkozatra. Ez leírja, hogy milyen adatokat gyűjtenek, miért és hogyan használják fel azokat.
2. Ügyfélszolgálat és kommunikáció: ha egy vállalkozás ügyfélszolgálatot működtet, és személyes adatokat gyűjt az ügyfelekkel való kapcsolattartás céljából, akkor az adatkezelési nyilatkozatban le kell írni, hogy az adatokat milyen módon kezelik és tárolják.
3. Marketing és hirdetések: ha egy weboldal személyes adatokat használ fel marketingtevékenységekhez vagy hirdetések céljából, akkor az adatkezelési nyilatkozatnak tartalmaznia kell ezeket a folyamatokat és a felhasznált adatokat.
4. Munkavállalók és alkalmazottak: amennyiben egy vállalkozás alkalmazottak adatait kezeli (pl. bérszámfejtés, munkaügyi adminisztráció), akkor az adatkezelési nyilatkozatnak le kell fednie ezeket a tevékenységeket.
5. Online regisztráció és rendezvények: ha egy webhely online regisztrációt biztosít, vagy jelentkezéseket szervez rendezvényekre vagy workshopokra, és ehhez személyes adatokat kell gyűjteni, akkor az adatkezelési nyilatkozatra is szükség lesz.
6. Cookie-k és online nyomkövetés: ha egy weboldal cookie-kat vagy más követési technológiákat használ a látogatók online viselkedésének nyomon követésére, az adatkezelési nyilatkozatban erről is tájékoztatást kell adni.

Ezen felül az adatvédelmi jogszabályok, például az Európai Unió által bevezetett GDPR, előírják, hogy az adatkezelőknek (azoknak a weboldalaknak, akik az adatokat gyűjtik és kezelik) kötelességük tájékoztatni az érintetteket (az adatokat megadó felhasználókat) az adatkezelés részleteiről és a jogaikról. Ezt a tájékoztatást az adatkezelési nyilatkozatban teszik meg.

Fontos megjegyezni, hogy az adatvédelmi előírások és a jogszabályok országonként eltérhetnek, így mindig érdemes tájékozódni a helyi adatvédelmi szabályozásról és az adatkezelési kötelezettségekről. A cikkben leírt szabályokat és előírásokat pedig fenntartásokkal kell kezelni, és szükség esetén egy ügyvéd vagy jogi tanácsadó segítségét kell kérni.

4. Mekkora pénzbüntetés jár a hiányos adatkezelési tájékoztatásért?

Azadatkezelési nyilatkozat elmulasztása vagy hiányosságai súlyos következményekkel járnak a weboldalhoz tartozó vállalkozás vagy szervezet számára. A büntetések mértéke az adatvédelmi jogszabályoktól, például az Európai Unió által bevezetett Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) előírásaitól, vagy más hasonló jogszabályoktól függ. Az alábbiakban néhány példa található a GDPR alapján kiszabható büntetésekre:

1. Nagyobb mértékű mulasztások: a GDPR alapján súlyos mulasztások esetén a vállalkozás vagy szervezet teljes előző évi világpiaci forgalmának akár 4%-ának megfelelő mértékű büntetésre számíthat.
2. Kisebb mértékű mulasztások: az adatvédelmi rendelet szerint kisebb mértékű mulasztások vagy egyes szabályok megszegése esetén a teljes előző évi világpiaci forgalom 2%-a lehet a bírság mértéke egy vállalkozásnál.

A büntetések mértéke tehát az érintett vállalkozás vagy szervezet méretétől, tevékenységétől és a jogsértés súlyosságától függ. Az adatvédelmi hatóságoknak a jogszabályok alapján joguk van és egyben kötelességük kiszabni ezeket a büntetéseket a szabályszegő vállalkozásokra vagy szervezetekre.

Az Adatvédelmi Hivatal kiemelt figyelemmel kíséri az olyan weboldalakat és webáruházakat, amelyek online szolgáltatásokat nyújtanak, hírleveleket küldenek, üzleti céllal kezelnek adatokat, és munkavállalókkal rendelkeznek.

A leggyakoribb adatkezelési hibák közé tartozik a jogalap nélküli adatkezelés, az előzetes tájékoztatási kötelezettség megszegése, az előzetes tájékoztatás hiánya vagy hiányossága, illetve a célhoz kötött adatkezelés alapelvének megsértése.

A kiszabott bírságok a leggyakrabban 1 millió forint alattiak, de akár 15-20 millió forintig is terjedhetnek. Enyhítő körülménynek számít az, hogy a jogellenes helyzetet minél előbb, még az eljárás alatt megszüntették a vétkes felek.

A GDPR előírásai alapján azonban az adatkezelési hiányosságokra maximálisan kiszabható bírság mértéke 20 millió euró.

Fontos megjegyezni, hogy a büntetések mellett az adatvédelmi jogszabályok betartásának elmulasztása hosszú távú hitelességi és reputációs kockázatokat is hordozhat, amelyek negatív hatással lehetnek az ügyfélkapcsolatokra és az üzleti lehetőségekre. Ezért fontos, hogy a weboldalak tulajdonosai megfelelő figyelmet fordítsanak az adatvédelmi követelmények betartására és az adatkezelési gyakorlatok átláthatóságára.

5. Az adatkezelési nyilatkozat helyes felépítése

Az adatkezelési nyilatkozatnak egyértelmű és átlátható módon kell bemutatnia, hogy a vállalkozás vagy szervezet hogyan gyűjti, tárolja, kezeli és védi az érintettek (az adatokat megadó személyek) személyes adatait. Az alábbiakban bemutatjuk egy adatkezelési nyilatkozat minta alapján, hogy miket kell tartalmaznia egy adatkezelési nyilatkozatnak:

1. Bevezetés és általános információk:
   • Rövid bevezetés az adatkezelési nyilatkozathoz.
   • A vállalkozás neve és elérhetőségei.
   • Az adatkezelési nyilatkozat hatálya és érvényessége.
2. Adatkezelés célja:
   • Részletes leírás arról, hogy milyen célból gyűjtenek és kezelnek személyes adatokat (pl. ügyfélszolgálati kapcsolattartás, marketing, stb.).
3. Gyűjtött adatok típusa:
   • A gyűjtött személyes adatok felsorolása (pl. név, cím, e-mail cím, telefonszám, stb.).
4. Adatkezelés jogalapja:
   • Magyarázat arról, hogy milyen jogalap alapján történik az adatkezelés (pl. hozzájárulás, szerződés teljesítése, jogi kötelezettség, stb.).
5. Adattovábbítás:
   • Információ arról, hogy az adatokat milyen esetekben és milyen körülmények között továbbíthatják harmadik feleknek (pl. alvállalkozók, partnerek) vagy más országokba.
6. Adatvédelem és biztonság:
   • Leírás azokról az adatvédelmi intézkedésekről, amelyeket a vállalkozás alkalmaz a személyes adatok védelme érdekében.
7. Érintettek jogai:
   • Tájékoztatás az érintettek jogairól, például az adathozzáférés, adattörlés, tiltakozás jogáról, valamint arról, hogyan lehet ezeket a jogokat gyakorolni.
8. Sütik és online nyomkövetés:
   • Ha az oldalon sütiket vagy más követési technológiákat használnak, részletes információk azok típusáról és a felhasználói beállításokról.
9. Kapcsolattartás:
   • Az adatkezelő elérhetősége, ahol az érintettek kérdéseket vagy észrevételeket tehetnek az adatkezeléssel kapcsolatban.
10. Frissítések és változtatások:
    • Nyilatkozat arról, hogy az adatkezelési nyilatkozatot időnként frissíthetik, és hogyan értesítik az érintetteket a változásokról.

Az adatkezelési nyilatkozatot érthetően és egyszerűen kell megfogalmazni, hogy az érintettek könnyen megérthessék az adatkezelési gyakorlatot és a jogi kötelezettségeket. Az adatvédelmi jogszabályok és helyi szabályozások alapján szükséges lehet további elemeket is hozzáadni az adatkezelési nyilatkozathoz.

Ha szükséged van egy jogilag helyesen felépített weboldalra, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot, és mi elkészítjük számodra! 🙂

6. Összefoglaló

Az adatkezelési nyilatkozat megléte minden személyes adatokat kezelő weboldalon és webáruházban kötelező elem.

Összefoglalja, hogy milyen célból és milyen módszerekkel gyűjtik a látogatók és ügyfelek személyes adatait, valamint tájékoztatja az embereket a jogaikról és a jogorvoslati lehetőségeikről.

Röviden összegeztük, hogy milyen részekből áll egy adatkezelési nyilatkozat. 🙂

Hibát találtál? Írj nekünk az alábbi e-mail címre: szerk@kiszervezettmarketing.hu

7. Gyakran ismételt kérdések és válaszok